金言-98:使用印鑑

1)オーナー:秀丸さん(制作会社の経営者)

2)会社の実印はどう管理しますか。
印鑑はすぐ押せないよう、手元におかないこと。今手元になければ、押すまでに時間があり、もう一度考える時間ができます。社内稟議で捺印申請があがり何人かの回議の後なら、話は別です。そういう時間をかけない、手順を踏まない会社は、代表者と印鑑を物理的に離しておくのが、リスク管理になるということです。

3)使用印鑑
では、法務局や税務署、そして登記簿謄本と印鑑証明を貼付する必要のある書類(契約書など)を除く書類、たとえば社員あての各種書類をはじめとするリスクのほとんどないたくさんの書類にはどう対応しますか。代表取締役の印を別にもう一つ作り、認印として押しましょう。

営業サイドでは、日常的そして緊急に見積書発行が発生し押印が求められます。これには、提出先ごとに「使用印鑑届け」を出して、実印の代わりに使用印を使うことを認めていただくことができます。使用印は、代取の認印というもので、見た目には実印と変りありません。これで代取の印(実印ではない)を押した見積書が即日営業担当の手元に届けることができます。

取引先と見積、請求などについてのトラブルが発生することがあります。しかしながら原因は印影ではありません。品質、価格、納期といった会社の事業内容から発生するものです。

4)リスク管理
会社の印鑑を鞄にいれて持ち歩く場合、鞄のなかには印鑑以外に大事なものも入っていることが多いと思います。銀行通帳、キャッシュカード、クレジットカードなどがあるかもしれません。

この鞄を紛失すると、それも支払決裁間近だとすると最悪の事態になりかねません。手形もそうですが、とにかく買掛金の支払が困難になります。銀行に預金があるのに、出金ができないので支払ができません。会社が潰れそうになります。大事なものは、貸し金庫に預けましょう。

◆あとがき
社名についての話です。社名が長い、意味不明、読めない(複数の読み方がある)という商号は、難ありです。一度きいたら忘れないというのが、社名の基本です。長い名前は会社の事業内容を表現していますが、日常の呼称としては不適切です。

20年近く事業を続け、黒字経営で現金をたっぷり蓄えて上場しようとした会社が、長い名前(15文字)をやっと損切りし、短く変更して、上場を果たしました。名前が長くて覚えにくいと上場できないということはありません。投資家が覚えにくい銘柄は買いにくいと判断したからです。

最近、ローマ字1字とひらがなを組み合わせた会社が設立されました。法律が改正され、ローマ字が商号として使えるようになって間もないので、類似商号の心配がなく、あっさりと法人登記が完了したそうです。ローマ字4文字または母音2個で表現できる会社が多いなかで、この会社は母音5個です。社名がオールドファッションとの指摘がありますが、一度きいたら忘れないインパクトがあるそうです。便利なのは、領収書をもらうときです。ローマ字1字とひらがなは、レジでどう書くのと聞かれることはありません。もちろん、営業の現場ではお客様が社名をすぐ覚えてくれます。

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